Para las nuevas versiones de las normas de seguridad alimentaria IFS v6.1, BRC v8,… la homologación de proveedores sigue siendo un requisito obligatorio, que conlleva un montón de carga de trabajo documental asociado, y que, normalmente, recae sobre los responsables y departamentos de calidad de las empresas alimentarias, entre ellas las empresas cárnicas.

La vorágine del día en que se ven inmersos los departamentos de calidad de la industria cárnica hace que sea muy difícil llevar un control documental adecuado de información de proveedores como: fichas técnicas, fichas de seguridad, ensayos de migraciones, certificaciones, etc… simplemente por falta de tiempo.

Para resolver esto, las grandes industrias agroalimentarias han creado sus propios sistemas de gestión documental on-line, incluso a veces dentro del mismo ERP, y han centralizado la homologación de proveedores en sus departamentos de calidad central; de esta forma han facilitado así la disposición de dicha documentación a sus plantas filiales, optimizando tiempos y ahorrando costes. Aún así, el volumen de documentación es tan elevado que incluso, estas grandes corporaciones alimentarias, han llegado a externalizar el servicio de gestión documental de proveedores con consultoras especializadas en software de gestión documental y requisitos de BRC, IFS, … , es decir, en coherencia con el “Lean Thinking”, han externalizado aquellas tareas que no aportan valor añadido a su proceso (“Waste”), pero que en cambio son requisito obligatorio y necesario para garantizar la calidad, seguridad alimentaria, evaluación del riesgo, … de todos aquellos proveedores que afectan a la calidad y seguridad alimentaria de los productos que fabrican.

Aprovechando esta tendencia, y aguas abajo hacia el sector Retail o canal HORECA, han surgido herramientas on-line que facilitan la difusión y acceso de la documentación de producto terminado (fichas técnicas, certificados de alérgenos, fichas logísticas,…) fabricado por la industria alimentaria a las grandes cadenas de distribución, cadenas de restauración, etc…, y facilitando la homologación de proveedores a estas grandes cadenas.

Pero son pocos los que se han planteado ¿qué pasa con la documentación de los proveedores de envases, embalajes, ingredientes,….? ¿cómo puede una PYME agroalimentaria (y en particular una cárnica) tener acceso a un sistema de gestión documental on-line de proveedores rentable y adaptado a sus necesidades?

Pues bien, para dar respuesta a esta pregunta, ha nacido B2B MEAT: un marketplace especializado en el sector cárnico que ofrece a la industria cárnica una funcionalidad de gestión documental de proveedores de envase, embalaje, ingredientes,… totalmente gratuita; además permite a los departamentos de compra garantizar que todo lo comprado a través de su plataforma cumplirá con los requisitos de BRC, IFS,… . De esta forma B2B MEAT favorece una homologación de proveedores mucho más rápida y efectiva en caso de parejas proveedor-producto nuevas, o bien garantiza la disponibilidad de la documentación de proveedores revisada y validada en todo momento.

Es decir, una de las claves fundamentales para una optima gestión documental de proveedores en la industria alimentaria, y por supuesto en la cárnica, es aprovechar las nuevas tecnologías, y usar software de gestión documental o plataformas on-line que faciliten la tarea de  homologación de proveedores y su gestión documental.

Además, el uso creciente de herramientas como CMR en las industrias agroalimentarias puede facilitar el seguimiento de los hilos de conversación, respuestas a No Conformidades, etc… evitando perderse en la cantidad de emails diarios que llegan todos los días a los departamentos de calidad y compras. Es más, sin llegar a esta sofisticación, una simple carpeta compartida en la que se archiven los e-mails como documento “.msg” (basta con arrastrar el elemento de Outlook de la bandeja de entrada a la carpeta de Windows) permite compartir e-mails de firmas de especificaciones, envío de reclamaciones, respuestas a no conformidades… entre calidad y compras mejorando la comunicación y efectividad en la homologación y seguimiento de proveedores.

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