Como os comentamos en el anterior artículo, os vamos a detallar como implementar el resto de de procedimientos del manual del SAE, siendo este artículo el ultimo de esta serie sobre el SAE y como implantarlo.

Antes de seguir, hemos de comentar que el 07/03/2019 se ha publicado la versión 3 del “Protocolo para la certificación de sistemas de autocontrol específicos para la exportación a países terceros con requisitos diferentes a los intracomunitarios”, en el cual se introduce como requisito nuevo (entre otros cambios) el “Procedimiento documentado de gestión de precintos” que será exigible a partir del 1 de septiembre de 2019.

Procedimiento documentado de trazabilidad, identificación y segregación de la mercancía destinada a la exportación.

Para este procedimiento debemos de diferenciar claramente la trazabilidad en la recepción de materias primas de la trazabilidad productiva y de expedición de la partida. Además, este procedimiento debe de reflejar cómo se pueden identificar y segregar los lotes en función de las fichas de especificaciones a las que se ajusta cada uno.

En lo relativo a la recepción de materias primas, debemos de garantizar la trazabilidad documental relativa al DAC o DVR según corresponda, ligado al lote del proveedor y factura/albarán. La mejor forma de trazar este requisito es incluir en el albarán de entrada de nuestro ERP el código de dicho DVR o DAC, incluso adjuntar a este albarán de entrada el documento original en PDF si el ERP lo permite. De esta forma siempre tendremos trazado perfectamente el origen de nuestras materias primas susceptibles de ser utilizadas para la producción de lotes con destino exportación a terceros países.

En lo que respecta a los lotes de producto terminado tenemos que poder identificar las fichas de especificaciones a las que se ajusta cada lote, bien de alguna forma específica en el ERP (como por ejemplo mediante campos de información específicos) o bien mediante un listado de lotes y las fichas a las que ajusta. Además, el procedimiento debe reflejar como el sistema de trazabilidad y registro es capaz de trazar las cantidades de materia prima con DAC o DVR, los lotes y cantidades globales y fabricados con dichas materias primas, y los exportados, expedidos y en stock todavía pendientes de utilización.

Como recomendación, dentro de este procedimiento o en otro documento del sistema de calidad pero haciendo referencia a él, se deben detallar los escandallos o rendimientos de producción (horquillas de valores entre los que se mueven) con objeto de que las OIC puedan verificar que los resultados de los ejercicios de trazabilidad son correctos y coherentes.

Procedimiento documentado de formación de las partidas destinadas a la exportación.

Este procedimiento debe de reflejar cómo se va a comprobar que las partidas que vamos a exportar cumplen con: la ficha de especificaciones, se dispone del DVR o DAC cuando proceda, si hubo incidencias, etc…

Toda esta verificación de puede registrar en un registro Excel donde conformemos la partida mediante el packing-list, de forma que en un solo documento podamos generar el packing-list con toda la información de la carga, y tengamos registrado además que cumple todos los requisitos que requiere este procedimiento.

A raíz de la revisión del 07/03/2019, y exigible a partir del 01/09/2019, se ha incluido como novedad en este procedimiento la gestión del precinto de la partida, incluso en el caso de ruptura o alteración del precinto, o de reconfiguración de la partida una vez hubiera sido precintada por el operador. Toda esta información de precintado se puede incluir en el mismo fichero Excel mencionado, facilitando la trazabilidad documental en este aspecto de cara a las auditorías de las OIC.

Procedimiento documentado de gestión de precintos.

Este procedimiento debe contener como mínimo los tipos de precintos utilizados, las personas responsables de la compra, custodia y aplicación de los mimos, así como la descripción de cómo deben ser usados y los criterios de uso.

Por último, se debe de tener un registro de stocks, entradas y salidas de precintos,… este registro se puede realizar en un Excel y vincularlo con el Excel citado anteriormente de configuración del packing-list, de esta forma podremos asignar a las exportaciones aquellos precintos todavía no utilizados.

Para aquellas empresas que cuenten con ERP’s susceptibles de ser personalizados y cuyo volumen de exportaciones compense, tanto el fichero del packing-list como el de los precintos se pueden desarrollar dentro del ERP y automatizar estos registros ligándolos por completo a la trazabilidad del ERP.

Procedimiento documentado de revisión del SAE.

Este procedimiento se puede unificar en cierta medida con el procedimiento de la revisión del sistema por la dirección, o bien desarrollar específicamente la periodicidad de revisión así como aquellos supuestos en los que debe de ser revisado fuera de la periodicidad habitual, por ejemplo ante un fallo del sistema.

Una vez expuestas todas las peculiaridades del sistema SAE, podemos destacar como claves para su eficiente implantación.

  •          El manual debe reflejar fielmente la forma de trabajar de la empresa
  •           El sistema de trazabilidad debe de ser capaz de trazar todas las etapas e información requeridas por el SAE en un tiempo razonable
  •           Es recomendable que el sistema de trazabilidad informático pueda ser susceptible de personalizarse conforme a los requisitos del SAE, de esta forma las auditorías y los ejercicios de trazabilidad serán más ágiles.
  •           Aquellos registros específicos del SAE que no podemos llevar en el ERP, se pueden gestionar en ficheros Excel o incluso Access más o menos automatizados que faciliten el seguimiento y conformación de las partidas a exportar.

 Bibliografía: https://www.mapa.gob.es/es/ganaderia/temas/comercio-exterior-ganadero/comercio-exterior-ganadero-import-export-/sistema_autocontroles.aspx

 Foto de portada: <a href=”https://www.freepik.es/fotos-vectores-gratis/fondo”>Vector de fondo creado por rawpixel.com – www.freepik.es</a>