Antes de explicar detalladamente como implantar un SAE, en esta primera parte vamos a ver porque es necesario y puede ser interesante implantarlo si no lo tenemos ya.

¿Por qué es necesario un SAE certificado?

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 993/2014 los requisitos para exportar: carne y productos cárnicos, lácteos, pescados, huevos y ovoproductos, productos compuestos, productos apícolas, colágenos, gelatinas y otros derivados cambiaron de forma radical y sustancial.

Este Real Decreto obliga a las empresas productoras de los citados productos a implantar y certificar un sistema SAE si quieren poder exportar a aquellos países que requieran un certificado sanitario ASE de nivel 2 o 3, o bien que el país de destino exija estar una lista autorizada para poder exportar a dicho país. Este certificado es imprescindible para todos los trámites aduaneros tanto en la U.E. como en el país de destino.

Los citados certificados recogen los requisitos higiénico-sanitarios pactados en acuerdo bilateral entre el país de destino y España, y el SAE es “la fórmula” que encontró la administración española para garantizar que a lo largo de toda la cadena productiva y de expedición se cumplen dichos requisitos.

¿Interesa implantar un SAE si todavía no exporto?

Supongamos que no tenemos un SAE implantado y nos surge una oportunidad comercial en un país de fuera de la Unión Europea: Japón, Vietnam, Hong-Kong,…

Nos encontramos con que tenemos la mercancía, que cumplimos los requisitos higiénico-sanitarios del ASE que aplique, pero que no podemos exportar porque no disponemos del SAE certificado ni de todos los documentos asociados que conlleva el sistema, esa mercancía ya no es válida para exportarla aunque posteriormente obtuviéramos la certificación del SAE.

Es decir, estamos perdiendo futuras oportunidades comerciales y con ello grandes posibilidades de expandirnos en el mercado internacional, y poder abrir mercados nuevos, o bien simplemente colocar los excedentes de producción que no somos capaces de vender en el mercado nacional o Europeo (entiéndase Unión Europea).

Consideraciones previas a la implantación del sistema SAE

Una vez que decidamos que efectivamente necesitamos implantar y certificar un SAE, hay una serie de cuestiones a tener en cuenta, para que la implantación del SAE sea lo más eficiente y rápida posible.

En primer lugar, en función del mercado potencial exterior al que queramos dirigirnos hemos de decidir si queremos certificar un SAE nivel 3 o nivel 2. En caso de no estar seguros, si elegimos el SAE nivel 3 podremos exportar a países con ASE nivel 2 o 3, en cambio si elegimos un SAE nivel 2, no podremos exportar a aquellos que requieren nivel 3.

En segundo lugar, hemos de asegurarnos de que nuestro sistema de trazabilidad tanto documental como de producción refleja fielmente la realidad de los lotes producidos. Pero sobre todo, es muy importante verificar que nuestro sistema de trazabilidad y loteado puede ser capaz de segregar partidas aptas o no aptas para la exportación. Esto es necesario, ya que se puede dar el caso de que determinados requisitos del país de destino sólo sean cumplidas por algunos lotes o partidas, y es estrictamente obligatorio que se puedan segregar de aquellos que no los cumplen.

Por último, como paso previo a este tipo de certificaciones es recomendable contar con un sistema de gestión de calidad que ya tenga documentados procedimientos como los de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, …

Recomendaciones sobre el sistema de trazabilidad requerido

Uno de los requisitos imprescindibles que debe cumplir nuestro ERP/Software de producción o trazabilidad es que sea capaz de permitir la realización de los ejercicios de trazabilidad en relativamente poco tiempo, dos o tres ejercicios de trazabilidad completos (trazabilidad productiva y documental) en cuatro horas por ejemplo.

Si nos encontramos en la disyuntiva de elegir el software adecuado, os recomendamos que si vuestra trazabilidad productiva es en cascada, el ERP o software permita una trazabilidad en cascada. Para ello hay soluciones informáticas estándar en el mercado que pueden cumplir estos requisitos, o si el ERP se desarrolla a medida, es muy importante definirlo muy claro en el análisis funcional para evitar sorpresas futuras.

Para el caso de que el establecimiento que exporte no sea el que lo ha producido, bastará con que su sistema de gestión informática y documental sea capaz de trazar cuando ha recibido los lotes de la partida en cuestión y la empresa que se los ha suministrado. Además debe ser capaz de trazar todos aquellos documentos que demuestren que su proveedor tiene SAE certificado acorde al nivel requerido, y que a la partida a expedir le han acompañado los documentos necesarios acorde a los requisitos del país de destino.

En el siguiente Link de la feria MEAT ATTRACTION, podréis encontrar enlaces a algunos proveedores de Software de trazabilidad o ERP’s especializados sobre todo en el sector cárnico.

https://seguro.ifema.es/waCatalogoMovil/waCatalogoWeb/index.html?feria=TA18&idioma=es#LPRODUCTOS&p=1&i=es&t=EMPIEZAPOR&e=20&b=&o=299

¿Qué coste supone la implantación de un SAE?

Evidentemente antes de lanzarse a la implantación y certificación de un SAE, hay que valorar si disponemos de los recursos técnicos, humanos y económicos para implantarlo y mantenerlo posteriormente.

En cuanto a recursos técnicos ya hemos hablado de los requisitos exigidos a nivel trazabilidad y las recomendaciones de cómo deber el software que la gestione.

En cuanto a los humanos, si somos una PYME pequeña o mediana y no tenemos personal especializado y formado en calidad y comercio exterior, siempre se puede recurrir a consultorías especializadas que nos ayuden a implantarlo. No obstante, debe de haber un responsable del SAE en la organización que lo gestione una vez montado y atienda las auditorías. Si por el contrario, somos una empresa con personal formado en dichas áreas, es recomendable que tanto el departamento de calidad como el de exportaciones colaboren conjuntamente en la implantación, certificación y mantenimiento del mismo.

Por último, en cuanto al coste económico hay que tener en cuenta:

  • El coste de las auditorías (los dos primeros años son dos auditorías/año, a partir del tercer año certificado la frecuencia pasa a ser anual). Suele ser más o menos similar al coste de un día de una auditoría tipo ISO 22000, IFS, …
  • El coste de personal si se requiere contratar a personal adicional formado en dichas áreas, o bien si se contrata una consultoría especializada.
  • El coste de modificar o comprar un software específico para trazabilidad si el que tenemos no cumple los requisitos comentados.

Una vez expuestos aquellos aspectos a valorar y analizar antes de la implantación del SAE, en los próximos artículos explicaremos como implantar un SAE en la práctica.

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