Como comentamos en la primera parte del artículo, vamos a ir explicando en una serie de artículos como implantar un SAE.

Pre-auditoría interna

Como en cualquier implantación de cualquier sistema de gestión, es recomendable realizar una pre-auditoría interna para ver nuestro punto de partida.

Esta auditoría la podemos hacer:

Si elegimos la opción de realizar la auditoría de forma interna, antes de elaborar el check-list mencionado, hemos de haber decidido previamente si elegimos certificarnos nivel 2 o nivel 3, (como comentamos en la parte 1).

Esto se debe a que los requisitos a cumplir son más exigentes en el nivel 3 que en el nivel 2, por ejemplo en lo relativo a la trazabilidad, los registros aguas arriba en el nivel 3 deben de llegar hasta los establecimientos de producción primaria.

Por otra parte, es muy interesante evaluar cómo adaptar e integrar todos los documentos nuevos que tendremos que elaborar dentro de nuestro sistema de gestión documental. Por ejemplo, cómo integrar los requisitos del SAE en nuestros procedimientos de no conformidades, de acciones correctivas, o de homologación de proveedores.

Elaboración del plan de acción

En base a las desviaciones o no conformidades detectadas en la auditoría interna debemos de elaborar un plan de acción en el que se incluya como mínimo:

  • –  Fecha Desviación/No Conformidad
  • –  Desviación/No Conformidad
  • –  Acción correctiva/Preventiva
  • –  Responsable de implantación
  • –  Responsable de supervisión
  • –  Fecha prevista realización
  • –  Recursos necesarios
  • –  Seguimiento

Si ya disponemos de un sistema de gestión de calidad y seguridad alimentaria es posible que ya tengamos un modelo dentro del sistema que podamos usar para este plan de acción.

Solicitud de alta en el CEXGAN

En paralelo a la implantación del SAE, es necesario solicitar el alta como usuario del CEXGAN, que es la aplicación informática desarrollada por el Ministerio de Agricultura, pesca y alimentación.

Para poder solicitar cualquier certificado sanitario de exportación, ya sean de nivel 2 o 3, o bien de nivel 1, de no intervención o genéricos es estrictamente obligatorio realizar la solicitud vía telemática a través de esta aplicación.

Por ello, incluso aunque todavía no tuviéramos el SAE certificado, y quisiéramos exportar a países de nivel 1 o que requieran certificado genérico o de no intervención, podríamos exportar a estos países siempre y cuando estemos dados de alta en esta aplicación.

Algo a tener en cuenta, y que es interesante saber, es que podemos tener otras empresas autorizadas en esta aplicación de forma que puedan actuar como exportadores de la mercancía a efectos aduaneros pero nosotros seríamos los operadores sanitarios, ya que seríamos los productores de la mercancía. Es decir, nosotros como operadores sanitarios seríamos los responsables de la mercancía.

Pongamos un ejemplo, autorizamos a un trader español que quiere figurar como exportador en el DUA y en el certificado sanitario, pero el registro sanitario, y los datos del operador serían los nuestros.

Esta fórmula es poco habitual, pero a veces es utilizada en las operaciones de comercio internacional. Este tipo de solicitudes se puede realizar, una vez que hemos sido ya dados de alta en la aplicación CEXGAN.

Elaboración del Manual del SAE

 En paralelo a la implantación del plan de acción debemos de ir elaborando el “Manual del SAE” que servirá como documento de referencia y guía para los auditores de las “OIC” y que debe de reflejar el funcionamiento de nuestro SAE así como todos los documentos que forman parte del mismo para cumplir los requisitos del R.D. 993/2014.

Contenido mínimo del Manual SAE

Como mínimo y según el Anexo 2 citado, estará formado al menos por los siguientes documentos:

  1. 1) Identificación del responsable del sistema
  2. 2) Comprobación del cumplimiento de los requisitos específicos
    1.          a) Procedimiento documentado de definición de especificaciones del producto en función del destino
    2.          b) Procedimiento documentado de homologación de proveedores
    3.          c) Procedimiento documentado de verificación de proveedores
  3. 3) Procedimiento documentado de trazabilidad, identificación y segregación de la mercancía destinada a la exportación:
  4. 4) Procedimiento documentado de formación de las partidas destinadas a la exportación
  5. 5) Procedimiento documentado de revisión del SAE.

En el siguiente artículo detallaremos como desarrollar e implantar estos documentos requeridos como requisitos mínimos del SAE.

Además os daremos algún consejo, para facilitar su gestión a nivel informático.

Bibliografía:

“Protocolo para la certificación de sistemas de autocontrol específicos para la exportación a países terceros con requisitos diferentes a los intracomunitarios en el ámbito del Real Decreto 993/2014 por el que se establece el procedimiento y los requisitos de la certificación veterinaria oficial para la exportación” PR-EXP REV2.3 CCVE (07/06/2016)

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