Como comentamos en el anterior artículo, en esta ocasión vamos a explicar cómo elaborar el manual del SAE y sus procedimientos asociados, con recomendaciones sobre como implantar dichos procedimientos.

Contenido del SAE

 Este manual del SAE se debe de elaborar conforme al documento PR-EXP que podréis encontrar en el siguiente enlace:

https://www.mapa.gob.es/ca/ganaderia/temas/comercio-exterior-ganadero/comercio-exterior-ganadero-import-export-/sistema_autocontroles.aspx

1)        Identificación del responsable del sistema

 El RD 993/2014 recomienda que el responsable del sistema SAE preferentemente sea: “un miembro del equipo de calidad, que conocerá en detalle los procesos de la planta, el sistema de supervisión, el sistema de autocontrol y todos los programas relacionados, así como los requisitos nacionales, de la Unión Europea y de los terceros países a los que exporta”.

Por tanto, en el primer apartado del Manual del SAE se debe de definir al responsable del SAE teniendo en cuenta los requisitos citados y la formación y experiencia del personal con el que cuenta la empresa.

2)        Comprobación del cumplimiento de los requisitos específicos

 En este segundo apartado del manual, se deben de definir tres procedimientos específicos del SAE, aunque alguno de ellos podría integrarse en procedimientos del sistema de gestión de calidad que ya tengamos, de forma que favorezcamos un sistema integrado de gestión.

2.1.) Procedimiento documentado de definición de especificaciones del producto en función del destino.

Este procedimiento es específico del área de exportaciones y SAE y por tanto recomendable considerarlo como un procedimiento específico, que contenga cómo mínimo:

  • i. Relación de certificados veterinarios de exportación (ASE) considerados en el SAE.
  • ii. Fichas de especificaciones para la materia prima y el producto, en función del destino del producto elaborado por el establecimiento (ASE a utilizar)
  • iii. Contenido del DAC (documento de acompañamiento comercial) que acompañará cada partida de materia prima cuando es suministrada entre los diferentes eslabones de la cadena de producción, hasta el establecimiento productor final, en base al acuerdo establecido con cada proveedor (para SAE nivel 2 o 3)
  • iv. Contenido mínimo de los DVR (declaración de veterinario responsable) que deben acompañar a la materia prima obtenida en la producción primaria hasta la primera industria alimentaria de la cadena de producción (sólo para SAE nivel 3)

Dada la complejidad que suponen a veces definir estas especificaciones, recomendamos tener un fichero excell en el que vayamos listando los requisitos específicos por país detallados en el documento “CLASIFICACIÓN REQUISITOS PRE-EXP” que podéis encontrar en el apartado de PROTOCOLO DE AUDITORÍA del siguiente enlace:

En ese listado se deben de definir y clasificar los requisitos según el documento “INSTRUCCIONES CLASIFICACIÓN DE REQUISITOS”, que podéis encontrar en el citado enlace.

Esta clasificación servirá para definir qué requisitos deben de figurar en las fichas de producto terminado y de materia prima (que posteriormente se enviarán a los proveedores para su firma junto con el acuerdo)

2.2.) Procedimiento documentado de homologación de proveedores.

Este procedimiento lo podéis integrar dentro de vuestro procedimiento de homologación de proveedores y hacer referencia a él en el manual del SAE, o bien detallar el procedimiento dentro del propio manual del SAE. En cualquier caso, debe de contener como mínimo

  • i. Acuerdo establecido con cada proveedor, ya sea con los de producción primaria, o bien con los productores de producto terminado si es que no lo producimos nosotros.
  • ii. Para proveedores con SAE certificado habrá que hacer una homologación documental y tener registro de todos los documentos relacionados con su SAE.
  • iii. Para proveedores sin SAE certificado, habrá que establecer un procedimiento específico de homologación.
  • iv. Para casos determinados en los que el país de destino exija que el establecimiento productor esté autorizado por este país, se tendrá que firmar un compromiso con el proveedor en el que se garantice que la mercancía suministrada cumplirá con estos requisitos.
  • Es muy importante mantener actualizada y disponible el listado de proveedores homologados. Sobre todo hay que favorecer el acceso a todos los departamentos implicados en el proceso de producción y exportación para evitar futuros problemas.
2.3) Procedimiento documentado de verificación de proveedores

En este procedimiento hay que distinguir entre proveedores con SAE certificado y sin SAE certificado.

  • i. Proveedores con SAE certificado: Al menos un control anual de cumplimiento de los requisitos.
  • ii. Proveedores sin SAE certificado: Auditoría periódica al 100% de proveedores que no tengan SAE certificado.

Como una cosa es elaborar y documentar el procedimiento, y otra muy distinta implantarlo y gestionarlo de forma eficaz, os recomendamos lo siguiente:

  • – Tener en el fichero excell que recomendábamos antes, toda la información requerida por estos procedimientos detallada e interconectada. De esta forma cuando actualicemos algo en un requisito, auditoría, listado de proveedores, se actualizará en todos los documentos relacionados. Con esto conseguiremos evitar errores y tendremos todos los requisitos e información actualizada.
  • – Tener un fichero de carpetas con la documentación de proveedores (Certificados SAE, Acuerdos, …) actualizada y vinculadas al fichero excell referido.
  • – Ponerse una alerta (en el Outlook, en el móvil, …) que nos recuerde cada 15 o 21 días revisar la información publicada por el magrama en el enlace citado al principio del artículo. De esta forma nos aseguraremos que siempre tendremos los requisitos e información necesaria actualizada, ya que esta información se revisa muy frecuentemente.

En el próximo artículo, os detallaremos como implementar el resto de procedimientos del manual del SAE:

  • 2.4) Procedimiento documentado de trazabilidad, identificación y segregación de la mercancía destinada a la exportación:
  • 2.5) Procedimiento documentado de formación de las partidas destinadas a la exportación
  • 2.6) Procedimiento documentado de revisión del SAE.

Además de daros consejos específicos sobre como generar los DAC’s, solicitar los DVR’s, buscar información específica de países, …

Bibliografía: https://www.mapa.gob.es/es/ganaderia/temas/comercio-exterior-ganadero/comercio-exterior-ganadero-import-export-/sistema_autocontroles.aspx

Foto de portada: https://www.freepik.es/vector-gratis/fondo-lista-comprobacion-dibujada-mano_3903464.htm